Almacenamiento masivo ilimitado

DDOC permite el almacenamiento de varios billones de documentos. La cantidad de documentos sólo está limitada por la disponibilidad de almacenamiento físico.  Hoy día, el costo de almacenamiento se ha reducido, costando menos de 15 centavos de dólar por página.

Arquitectura expansible,

Permite distribuir los documentos en varios servidores.

La arquitectura de DDOC está basada en tres capas. La capa de presentación, utiliza un navegador de Internet, para presentar al usuario la estructura de las categorías usadas para clasificar los documentos, las ventanas para localizar información y para ver y navegar en el interior de los documentos.

La capa intermedia, aplica las reglas de negocio para controlar los derechos de acceso e identifica el servidor de información adecuado para extraer los documentos.

La capa mas baja, está formada por los servidores de bases de datos y los servidores de archivos, donde se almacenan los documentos.

Visualización ágil de los documentos en un explorador (browser) de internet.

DDOC presenta los documentos en una forma ágil y amigable, permitiendo la navegación entre páginas de un mismo documento y entre documentos en secuencia.

El visualizador permite leer claramente los documentos, permitiendo controlar la escala, rotación y otras propiedades de la imagen.

Soporte a varios formatos de archivo.

DDOC permite almacenar y ver documentos compuestos. Los documentos pueden estar formados por páginas con diversas fuentes. escaneados, faxes, archivos de Word, Excel, Powerpoint, PDF, HTML y muchos otros.  Esto permite crear un verdadero repositorio de documentos electrónicos, integrado por documentos provenientes de papel y documentos creados electrónicamente.

Localización de información.

Ya que la información de estas “llaves” o “propiedades” de los documentos están almacenadas en servidores de bases de datos, su localización es virtualmente instantánea.

Agrupación y Clasificación automática de documentos basada en reglas de negocio.

Una de las características más útiles del sistema es la clasificación automática de documentos.

1. En el sistema se pueden definir diversas clases de documentos, (por ejemplo facturas, pedidos, hojas del seguro social, etc).  Cada clase de documento tiene asociados unos descriptores (por ejemplo, Número de factura,   Fecha, Monto, RFC Empresa, etc.)

2. El responsable del archivo, define las estructuras de clasificación y agrupamiento necesarias para facilitar la comprensión, el uso y la navegación en acervos documentales de gran tamaño. (taxonomía)

3. Finalmente, se crean las reglas de negocio que definen cómo deben automáticamente agruparse las distintas clases de documentos en las distintas categorí as en la organización. (Por ejemplo,  Agrupar todas las facturas cuyo RFC de empresa sea el mismo, bajo un “fólder” denominado “facturas”, en el “fólder” del cliente cuyo RFC sea igual al de la factura.)

Estas reglas de negocio son aplicadas en el momento de la navegación entre las categorías de la estructura, de manera que automáticamente se agrupa la información en una forma sencilla y comprensible para el usuario.

Si se desea reorganizar el árbol de navegación, basta cambiar las reglas de negocio, permitiendo que el esquema de archivo se ajuste a las necesidades cambiantes de cualquier empresa.

Adicionalmente, esta clasificación “Automática”, facilita el escaneo masivo y la importación en lote, ya que cada documentos es categorizado de acuerdo a las reglas de negocio establecidas.

Navegación en categorías y clases de documentos, para localizar información

A partir de la clasificación automática, el usuario puede “navegar” en una sencilla estructura de folders para localizar la información que necesita.

Localización de información a partir de llaves definidas para cada clase de documentos.

Como cada clase contiene “llaves” o descriptores para identificar un documento, se pueden realizar búsquedas directas (sin necesidad de navegación),  para localizar uno o varios documentos.  

También es posible utilizar rangos de fechas, montos, secciones de palabras, claves, etc. para facilitar la localización de información, así como texto contenido en alguna frase o palabra.

Ya que la información de estas “llaves” o “propiedades” de los documentos están almacenadas en servidores de bases de datos, su localización es virtualmente instantánea.

Servicios de ingreso en lote (modo batch), para documentos escaneados e importados.

Ya que los usuarios de DDOC típicamente cuentan con grandes volúmenes de documentos,  el sistema cuenta con una interfaz programable para el ingreso en lote de documentos escaneados o importados.

En el caso de documentos escaneados, el proceso incluye control de calidad, servicios de indización y formación de “lotes” de escaneo.

Control de derechos de acceso

Todos los documentos administrados cuentan con información sobre derechos de acceso.   ¿Quién puede leer este documento?  ¿Quién lo modifica? ¿Quién lo imprime? ¿Quién puede borrarlo?.  ¿Quién puede crear uno nuevo?.      

Esta información permite compartimentalizar los documentos y manejar información muy confidencial, con la tranquilidad de que sólo las persona autorizadas tendrán acceso al mismo.