Centro de Digitalización y Captura de Documentos.

Para garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad de los documentos se instala un sistema de control de recepción y entrega de los lotes de documentos.

Este control incluye el llevar un registro de firmas autorizadas, entradas y salidas de documentación.

El sistema permite dar de alta el número de ítems recibidos (cajas, expedientes o documentos) y asignarles un número de control interno, así como realizar una pre-indexación del contenido de los mismos. Una vez registrados genera un recibo con código de barra para el cliente.

Al terminar el proceso de conversión (digitalización) se realiza el procedimiento de entrega generando una orden con la descripción detallada de los ítems a entregar, misma que el personal revisa y firma.

El centro opera con típicamente con dos estaciones de digitalización, una con un scanner de mediano o alto volumen para la digitalización masiva y un scanner de bajo volumen para los documentos urgentes.
 
A continuación se describen los procedimientos genéricos para convertir los expedientes:

Al momento de recepción, se identificarán el tipo de lote al cual debe de ser asignado cada expediente. Este procedimiento incluye la detección de tipo de documento a digitalizar.

Los documentos son físicamente preparados, quitando grapas, broches, clips, etc. y acomodando notas tipo “post-it” en zonas del documento donde no tapen información.

Dependiendo de cada tipo de documento, se le añade una o más carátulas. Estas carátulas son páginas de control impresas en el centro de digitalización que permiten separar automáticamente lotes y documentos.

Adicionalmente, y como un punto a considerar a corto o mediano plazo, se puede hacer uso de pequeñas etiquetas de código de barra.

Es importante diseñar una estructura documental electrónica que no deje un solo documento con cientos de imágenes que conformen el expediente electrónico y que sean difíciles de consultar; por el contrario, se debe de diseñar una división de un documento electrónico por cada documento físico.

Una vez preparados y separados los documentos y lotes, se les asigna la estación de digitalización por la cual serán procesados.

La estación de digitalización cuenta con el primer control de calidad del proceso al permitir visualizar una a una, las imágenes obtenidas, volver a digitalizar documentos mal ingresados y desatorar posibles “atascos” del papel en el escáner.

La estación de digitalización identifica los separadores de documentos y lee los códigos de barra con el índice básico asociado (número de expediente). De esta manera se cuenta con la indización básica para cada documento.

Las imágenes procesadas son guardadas en formato TIFF Grupo IV una página a 300 dpi o en cualquier otro formato, como por ejemplo PDF de Adobe. El tamaño promedio de una imagen a dicha resolución es de 50K.

Una de las estaciones de proceso en cada centro realizará la tarea de OCR a texto completo a los tipos de documentos que así lo requieran para que esta información pueda ser indexada y clasificada por IDOL de Autonomy.

El resultado del proceso de OCR es entregado en documentos en formato PDF+Text.

En cada paso del proceso el sistema nos permite “rechazar” un documento o página, enviando el lote a la cola del proceso de control de calidad.

El proceso de control de calidad permite:

• Visualizar uno a uno, lotes, documentos detectados e imágenes.
• Borrar páginas y documentos no deseados.
• Cambiarle el tipo a un documento.
• Volver a digitalizar una o más páginas.
• Utilizar la tecnología VRS (Virtual Re-Scan) de Kofax.

Un operador estará revisando uno a uno los lotes digitalizados y corrigiendo posibles errores en el proceso.

Es importante utilizar una indización asistida de los documentos ligando el sistema de captura con tablas generadas por los sistemas existentes que contengan los datos de los expedientes a indexar. Estos datos, además de reducir el costo de captura, sirven de control para consolidar electrónicamente los expedientes ingresados.

De no poder contar con dichos datos, Ascent Capture facilita la captura manual de índices utilizando la tecnología “Heads-Up”.

Adicionalmente Ascent Capture nos permite definir un procedimiento de verificación de la indización Cabe mencionar que este proceso de verificación cumple con los estándares emitidos por el Departamento de Defensa de los E.E.U.U.

Una vez digitalizado e indizado el lote de documentos es liberado para poder ser ingresado al sistema de administración electrónica de documentos ddoc, dejándolo listo en ese momento para su consulta.

Se deben de realizar dos liberaciones:

Una liberación genérica a tablas de un manejador de base de datos o a archivos de texto, y las imágenes en archivos tipo TIFF grupo IV. Los datos de las tablas o el archivo de texto ligan los índices y los archivos de tal manera que éstos puedan ser reprocesados en caso necesario.

La segunda liberación se hace a ddoc, ingresando los datos e imágenes que formen expedientes y documentos electrónicos en el sistema, dejándolos listos en ese momento para su consulta.

Diariamente se hace un respaldo de los documentos que estén en proceso en el centro de digitalización.

Adicionalmente se cuenta con respaldo de todas las configuraciones de Ascent Capture y del servidor.

DDOC genera una bitácora diaria en un archivo con formato de texto separado por comas que puede ser fácil y rápidamente importado a una base de datos para su explotación.

La bitácora contiene información acerca del uso del sistema:

• Usuarios que se registran.
• Colecciones que consultan.
• Expedientes y documentos solicitados.
• Errores de capa media y capa de datos.

Con esta información podemos sacar los reportes necesarios sobre el uso del sistema, consulta de expedientes, etc.

Diariamente se corren los procesos de control de calidad arriba descritos los cuales nos permiten garantizar la calidad de nuestro servicio reflejado en la calidad de las imágenes digitalizadas y de los índices capturados.

Digital Data utiliza el muestreo para aceptación de acuerdo a la norma ANSI-ASQCZ1.4  para asegurar la calidad en sus procesos.

Es importante hacer notar que, dado el caso de que alguna imagen no tenga la calidad deseada o algún índice esté mal capturado, éste se reprocesará y se tendrá listo en menos de 1 día hábil.